Politique de protection des renseignements personnels

Dans le cadre de ses relations avec ses clients, Coboom est amenée à recueillir et utiliser les renseignements personnels qui lui sont confiés. Il est donc primordial d’en assurer la protection et la confidentialité. La présente Politique vous explique comment Coboom recueille, utilise et communique vos renseignements personnels.

1 – QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL?

Un renseignement personnel est toute information sur une personne physique qui permet directement ou indirectement de l’identifier.

Pour les fins de la présente Politique, l’expression « renseignements personnels » exclut les coordonnées professionnelles d’une personne, tels que son nom, son titre et sa fonction, l’adresse de son bureau, son adresse courriel professionnelle et son numéro de téléphone professionnel.

Elle exclut également les renseignements personnels à caractère public, le cas échéant.

 

2 – QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE COBOOM RECUEILLE?

Lorsque vous communiquez avec Coboom, notamment par l’entremise de son site internet ou par courriel, Coboom recueille des renseignements personnels vous concernant, notamment :

  • Des renseignements relatifs à l’identité (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire, employeur, fonction)
  • Des renseignements financiers (pour des fins de facturation)
  • Des renseignements dans le cadre de l’exécution des mandats
  • Des renseignements relatifs au recrutement de personnel.

Dans l’éventualité où vous communiquez à Coboom des renseignements personnels d’une tierce personne, autres que ceux relatifs à vos employés, vos conseillers ou vos fournisseurs, vous reconnaissez vous être assuré que celle-ci comprend l’utilisation qui sera faite de ses renseignements personnels et vous autorisé à les communiquer à Coboom et qu’à lui permettre l’utilisation.

 

3 – COMMENT COBOOM RECUEILLE-T-ELLE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?1

Coboom recueille vos renseignements personnels principalement auprès de vous ou de toute personne autorisée à les lui communiquer.

 

4 – POURQUOI COBOOM RECUEILLE-T-ELLE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?2

Coboom recueille vos renseignements personnels principalement pour les raisons suivantes :

  • Pour se conformer à ses obligations professionnelles
  • Pour assurer la bonne gestion de son bureau, notamment pour l’ouverture du dossier client, la facturation et le traitement des paiements
  • Pour toutes fins relatives à la représentation de ses clients dans le cadre du mandat confié
  • Pour toutes autres fins convenues avec ses clients.

5 – QUELLES SONT LES LIMITES RELATIVES À LA COLLECTE, À L’UTILISATION ET À LA DIVULGATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Dans le cadre de sa cueillette de renseignements personnels, Coboom se préoccupe de ne recueillir que ce qui est nécessaire à la bonne exécution de son mandat.

Aussi, Coboom n’utilisera ni ne divulguera vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous y consentiez préalablement ou lorsque la loi l’exige.

Coboom ne divulguera aucun renseignement personnel protégé par le secret professionnel, à moins que vous ayez renoncé à ce privilège qu’elle en ait reçu l’autorisation ou qu’elle soit contrainte de le faire légalement.

 

6 – QUAND ET À QUI COBOOM COMMUNIQUE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Coboom peut communiquer vos renseignements personnels à des tiers que dans des cas spécifiques, notamment dans le cadre d’une procédure judiciaire, d’une transaction commerciale ou encore à ses fournisseurs de services.

Coboom peut également communiquer vos renseignements personnels notamment dans les situations suivantes :

  • Pour se conformer à une ordonnance du tribunal lui ordonnant la transmission
  • Lorsque la loi l’exige ou le permet
  • Pour répondre à une demande d’une entité gouvernementale québécoise ou canadienne qui l’oblige à les transmettre
  • Lorsque c’est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de services ou d’entreprise3

7 – OÙ COBOOM CONSERVE-T-ELLE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Vos renseignements personnels sont conservés et traités dans les bureaux de Coboom situés à Montréal, Québec.

 

8 – COMMENT COBOOM PROTÈGE-T-ELLE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Coboom s’assure de protéger les renseignements personnels qui sont sous son contrôle, tant lors de leur transmission qu’une fois reçus. Elle maintient des mesures de sécurité matérielles, électroniques et organisationnelles appropriées pour protéger ces renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement.

Coboom a pris des mesures raisonnables pour garantir que seuls les membres du personnel soumis à un devoir de confidentialité et qui ont besoin de connaître vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y auront accès.

Toutefois, Coboom ne peut garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de ses mesures de sécurité matérielles, électroniques et organisationnelles. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées au point 11 de la présente Politique.

 

9 – PENDANT COMBIEN DE TEMPS COBOOM CONSERVE-T-ELLE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Coboom conservera vos renseignements personnels pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour se conformer à ses obligations légales.

Lorsqu’aucun motif raisonnable ne justifie de conservation de vos renseignements personnels, Coboom les détruit.

 

10 – QUELS SONT VOS DROITS?

Vous disposez de certains droits à l’égard de vos renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par Coboom.

DEMANDER L’ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LEUR RECTIFICATION4

Vous pouvez demander d’accéder aux renseignements personnels que Coboom a recueillis sur vous. Vous pouvez également lui demander de rectifier des renseignements qui vous apparaissent erronés.

Pour ce faire, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées au point 11 de la présente Politique.

RETIRER OU MODIFIER VOTRE CONSENTEMENT5

Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier le consentement que vous avez octroyé à Coboom pour l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.

Pour ce faire, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées au point 11 de la présente Politique.

 

11 – COMMENT COMMUNIQUER AVEC LE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé6 au sein de Coboom.

Pour toutes questions, commentaires, demandes ou plaintes concernant cette politique ou la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer celui-ci par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Par courriel:

jpierre@coboom.co

Par la poste:

COBOOM
À l’attention de : Monsieur Jean-Pierre Dubé
333 Rue Chabanel O #514,
H2N 2E7 Montréal (Québec), Canada

 

12 – MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Coboom peut modifier en tout temps la présente politique. Pour cette raison, veuillez-vous assurer de consulter la version mise à jour de cette politique.

 

1Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, art. 8, al. 1, par. 2.
2Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, art. 8, al. 1, par. 1.
3Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, art. 18.3.
4Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, art. 8, al. 1, par. 3.
5Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, art. 8, al. 1, par. 4.
6Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, art. 8, al. 3.1.
7Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, art. 8, al. 3.1, par. 3.

 

Dernière version publiée le 30 novembre 2023

 

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