Inclure tout le monde lors de réunions ou d’ateliers avec un grand nombre de personnes n’est pas toujours un jeu d’enfant. Développée par Harrison Owen et des centaines de collaborateurs, l’Open Space Technology (OST), ou la méthodologie du Forum Ouvert en français, se veut inclusive. Elle invite les participants d’une réunion ou d’un atelier à réfléchir ensemble sur une problématique prédéfinie. Gros plan sur son fonctionnement.
D’abord, l’Open Space Technology est une méthode d’animation. Un de ses plus grands avantages est qu’elle permet à tous de participer. Tout le monde est le bienvenu, peu importe son titre ou sa fonction dans l’entreprise. Ainsi, chaque participant est présent sur une base entièrement volontaire. De plus, une fois dans l’exercice, chaque participant est égal. On oublie les rôles et la structure hiérarchique : chacun a une place équivalente dans la discussion. La méthode vise à favoriser une diversité de personnes, donc de points de vue.
Le principe fondamental de l’OST est de laisser le plus de liberté possible aux participants. En les laissant participer sur une base volontaire, on assure que chacun veut être là et qu’il est intéressé par le projet. Pas de « plantes vertes » autour de la table !
Pour débuter l’OST, chacun inscrit sur un papier un sujet qui l’interpelle. Cela peut être une opportunité ou un problème qu’il perçoit dans l’entreprise et sur laquelle il a pouvoir d’action. Ces papiers sont ensuite collés sur le mur. Puis, chaque personne s’inscrit, toujours sur une base volontaire, aux différentes sessions de travail qui l’intéressent. De plus, on fait également un horaire pour savoir quels sujets seront traités en parallèle.
Normalement, la discussion devrait avoir lieu dans un espace physique, plutôt que par vidéoconférence. Cela favorise la cohésion d’équipe, et permet de mieux échanger. La méthode de l’Open Space Technology nécessite plusieurs salles. D’ailleurs, il faut que les participants puissent bouger d’une salle à l’autre. Cela favorise automatiquement la stimulation de nouvelles idées. Il y a une salle principale, dans laquelle on démarre et termine l’activité. C’est aussi dans cette salle qu’on détermine les sujets à aborder lors de la session. Ensuite, il y a des salles périphériques, pour débattre des thèmes définis en plus petites équipes. C’est aussi dans ces salles secondaires que les participants émettent leurs recommandations et rédigent leurs rapports.
Finalement, il y a un espace de collations et de breuvages, permettant le ravitaillement des troupes à tout moment durant l’OST. Comme pour les sessions, la prise de repas et de collations doit rester libre ! Le but de cette pratique est de ne pas devoir partir d’un espace de réflexion simplement parce qu’on a faim.
Cependant, s’il n’est pas possible d’avoir accès à plusieurs salles, le processus peut toujours se faire dans une même grande salle, en identifiant les différents groupes de discussion au mur.
Les personnes qui participent à la discussion doivent se sentir concernées par le sujet. C’est en invitant des personnes intéressées et passionnées qu’on peut en arriver à des idées pertinentes. Ainsi, quelqu’un qui aurait normalement une grande influence dans l’entreprise n’a pas absolument à être présent lors de la séance. En fait, nous suggérons fortement aux hauts dirigeants de ne pas être présents lors de ces activités. Les employés ayant des tâches plutôt opérationnelles et qui sont habituellement moins impliqués dans les décisions stratégiques de l’entreprise sont donc invités à participer et se sentent plus à l’aise de proposer des changements. Après tout, ce sont eux qui vivent au quotidien les décisions prises par les gestionnaires.
Il est impératif de laisser aller la discussion et de ne pas se forcer à trouver des idées pour un certain sujet. Si la réflexion est plus difficile sur un certain sujet, il s’agit peut-être d’un signe que ce dernier est moins pertinent qu’on ne l’aurait pensé. Il est possible que les employés ne se sentent pas touchés par un sujet qu’on avait cru initialement important. Ainsi, il faut garder en tête que l’absence d’extrants en dit aussi long sur le sujet traité que l’abondance des idées qu’il suscite.
Parfois, la discussion peut être longue à démarrer, et c’est normal. Il faut accepter le temps que prend chaque groupe à commencer sa réflexion. La meilleure mentalité à avoir est de rester ouvert et de ne pas juger un groupe de travail si celui-ci est plus lent à amorcer une certaine discussion. L’ordre dans lequel les sujets sont abordés au courant de la journée est déterminé par les participants. Il se peut qu’il ait été plus productif d’aborder un sujet plus tard dans la journée, par exemple, mais ce n’est pas grave. Il faut accepter l’ordre dans lequel les choses se passent. Le but est que les participants restent dans leur esprit de liberté complète et qu’ils puissent continuer à s’exprimer sans se censurer.
Il n’est pas nécessaire d’étirer la sauce. Quand c’est fini, c’est fini. Si la discussion a débouché à des idées concrètes et pertinentes rapidement, c’est le moment d’en profiter pour aller alimenter les discussions qui sont plus difficiles. Il est inutile d’essayer de combler le temps lorsqu’on a déjà trouvé de bonnes idées. Inversement, si un sujet suscite beaucoup d’idées et que le temps file, c’est signe qu’il faut converger, pour éviter que l’extrant n’ait ni queue ni tête.
En résumé, l’Open Space Technology propulse l’intelligence collective d’un groupe ! Son efficacité réside dans le fait que chaque personne peut s’impliquer à la hauteur de ce qu’elle a comme énergie, de ce qu’elle a envie d’apporter au groupe. Rappelons, pour terminer, que la participation optimale de chacun n’est pas synonyme d’une participation égale. Il faut laisser à chacun de donner ce qu’il peut, ou veut donner lors de l’atelier.
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