17 août 2021

Retour au bureau : apprivoiser le mode hybride

« As-tu recommencé à aller au bureau ? Combien de jours par semaine ? Comment trouves-tu ça ?»

 

Ces questions sont sur la majorité des lèvres des professionnel.e.s qui se retrouvent progressivement cet été à sortir de leurs chaumières. On se retrouve à nouveau à travers différents événements à caractère social. Plusieurs articles sur le sujet sont sortis dans les médias, c’est un sujet inévitable !

« Ça fait du bien ! » disent certain.e.s, alors que d’autres ne sont pas prêt.e.s à réintégrer du temps de transport dans leur nouvelle (plus si nouvelle) routine quotidienne… 

À chacun.e sa façon de voir les choses. De la même manière, chaque organisation gère la situation de façon différente. Ce contexte amène une nouvelle réalité que personne ne sait vraiment comment gérer. Cela mène les entreprises, à être créatives quant à leur façon de (re)créer une atmosphère de travail agréable et sécuritaire afin de re-solidifier leurs troupes ! 

La manière Coboom

De notre côté, nous avons opté pour bloquer dans l’agenda 2 journées par semaine où toute l’équipe est fortement (lire, TRÈS fortement) encouragée à venir travailler au bureau  !

La première journée sélectionnée a été le lundi. Quoi de mieux que de commencer la semaine en équipe ? Après notre séance de yoga à 8h, la matinée est consacrée à nos rencontres internes, afin de se coordonner et de s’assurer que les plans de match de la semaine de chacun.e tiennent la route. C’est à ce moment qu’on prend le temps de s’arrimer sur les projets en cours et d’équilibrer la charge de travail au besoin. 

Pour la deuxième journée, nous avons décidé de faire une alternance le mercredi et le jeudi, une semaine sur deux. De cette façon, ce n’est pas répétitif de semaine en semaine et ça permet de séparer les livrables que nous avons à faire selon si nous sommes à la maison ou au bureau. 

Comment garder le fil des jours où nous sommes conviés au bureau ? Il est clairement indiqué dans les agendas individuels, ainsi chacun peut organiser son emploi du temps en fonction de ces 2 journées. Nous nous sommes dit que nous allions tester ce format en mode projet pilote pour l’été en se permettant de la re-réfléchir cette automne en prenant le pouls de nos collaborateurs.trices.

(Note : Entre le temps où cet article a été écrit et sa publication, c’est-à-dire moins d’une semaine, nous avons décidé de fixer les deux journées sans alternance. Pourquoi ne pas avoir édité directement l’article ? Nous voulions témoigner de la preuve que chez Coboom, on dit toujours qu’on n’a pas peur de la méthode essai-erreur, et c’est VRAI !)

La clé : revisiter la planification du travail

Le retour demande une (autre) adaptation, c’est un élément clé auquel les responsables d’équipes doivent prendre le temps de réfléchir !

Il suffit de prendre le temps d’adapter la planification du travail. Il ne faut pas se faire de cachette, le rythme de travail au bureau et à la maison est très différent. En effet, certains livrables se réalisent mieux à distance alors d’autres se font très bien dans un environnement avec ses collègues. Par exemple, des tâches davantage individuelles sont agréables à faire à la maison, tandis qu’un bon vieux brainstorming est toujours motivant à faire en équipe !

Accompagner vos équipes dans la définition de la redéfinition de la charge de travail est primordial. Il y a un ré-apprentissage à faire : on doit percevoir la productivité différemment. Le gain de productivité du travail à la maison venait aussi avec une mise en péril de la santé mentale des gens. Les collaboratrices et collaborateurs ne doivent pas se sentir dépourvus. On veut éviter de ramener du travail à faire à la maison en rentrant du bureau et recommencer à tracer des limites !

Sonder et communiquer !

Les dernières recherches à ce sujet le démontrent : il y a une disparité entre la perception des employé.e.s et des employeurs vis-à-vis le retour au bureau et le futur du télétravail dans nos organisations. Selon un sondage de l’ordre des CRHA, 38% des télétravailleur.e.s souhaitent continuer le boulot à la maison à temps plein alors que le taux chez les employeurs est de seulement 1%.

Il n’y a pas de recette miracle qui offrira une formule de mode hybride qui convient à tout le monde. Cependant, rien ne vous empêche de sonder vos collaboratrices et collaborateurs et de leur demander leur vision à ce sujet. Vous pourrez ensuite adapter le format selon votre réalité, ou même l’adapter aux réalités de vos différentes équipes. L’idée, c’est d’éviter le plus possible d’avoir des personnes réticentes. Il faut rendre le retour sur les lieux de travail excitant (car ce l’est !). 

L’accent dans les prochains mois doit être mis sur le sentiment d’appartenance et sur la culture de votre entreprise. La majorité des PMEs québécoises ont intégré à distance des nouvelles recrues dans leur équipe. Il faut miser sur une intégration en personne pour favoriser la cohésion.

L’ordre des CRHA a mis en place des ressources sur le travail hybride, notamment un Guide d’accompagnement pour une transition vers le travail hybride. Ces différents documents vous seront assurément utiles dans cette gestion.

Aussi, nous vous encourageons à en parler et à commencer dès que possible à réfléchir à vos règles de gestion. Un retour réussi, ça se planifie ! Anticiper les questions de vos employé.e.s en vous faisant un plan de communication. Quelque chose de bien simple, mais efficace.

Voici un exemple d’éléments guides de communication 101: 

  1. Lister les préoccupations/questionnements potentiels
  2. Déterminer le format le plus approprié pour la communication (ex: courriel général, publication sur votre plateforme de communication interne, rencontre virtuelle de groupe ou individuelle, etc.)
  3. Choisir la personne la plus appropriée pour faire la communication (ex: par équipe, pour toute l’entreprise, etc.)
  4. Déterminer le moment de la communication
  5. Prévoir une Foire aux questions (FAQ) qui résume les points communiqués et auquel vos employé.e.s pourraient se référer par la suite.

Après un mois et demi à l’avoir expérimenté, nous sommes confiants que le mode hybride est une formule qui sera durable dans le temps. Elle nous permet d’organiser des activités de team building ou encore des potlucks d’anniversaire en présentiel alors que tout le monde est au bureau. On vous le garantit, ça fait du bien de pouvoir, dès qu’on sort de l’ascenseur en fin de journée, mettre la journée de travail dernière nous. On retrouve cette barrière mentale qui avait disparu en travaillant de la maison ! Peut-être un semblant de « vie normale » qui se pointe le bout du nez. 

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