Quatre catégories d’actions doivent être posées en contexte de changement. Pour mieux les comprendre, voyons comment François auraient pu mettre en oeuvre ces actions. Et ainsi, mieux gérer le changement du zéro papier.
Analyser
À cette étape, vous avez probablement votre plan de match. Il reste donc à identifier les équipes et/ou les individus qui seront touchés par le changement que vous désirez mettre en place. Ensuite, il faudra analyser comment ils seront impactés. Si vous jugez que l’impact sur vos employés est trop grand, n’hésitez pas à diviser l’implantation de votre changement en plusieurs petites étapes. Ainsi, le stress vécu par vos employés sera moindre et sera plus facile à adresser.
Avant même d’annoncer le changement, François aurait pu regarder les habitudes de travail de ses employés. Cette observation lui aurait permis d’évaluer si le changement vers le zéro papier était un petit, un moyen ou un gros changement.
Communiquer
Nous le répéterons jamais assez : la clé du succès réside dans la communication. Commencez dans un premier temps par communiquer la raison d’être du changement. Pourquoi le changement sera bénéfique pour l’entreprise dans son ensemble, mais aussi pourquoi il serait bénéfique pour chaque partie prenante. Une fois que ceci est communiqué, présentez votre plan d’action afin que vos équipes puissent être en mesure de s’y préparer. Réduire le flou permet de ne pas laisser place aux interprétations et aux rumeurs qui viendraient attiser le stress et l’insécurité.
François a mis sur pied cette nouvelle politique a cause de sa conviction environnementale. Toutefois, il ne peut pas s’attendre à ce que tous ses employés aient naturellement cette même conviction. Ainsi, François aurait pu prendre le temps de bien expliquer la raison d’être du changement. Aussi, le zéro papier amène un gain important pour les employés. En effet, il permet d’éliminer les nombreuses pertes de temps relier à trouver les bons documents. Ce changement facilitera la vie de tous à long terme en ayant accès aux documents sur le serveur.
Écouter
Il est important de prendre le temps d’écouter ce que les gens ont à dire afin de comprendre ce qu’ils vivent et ce qu’ils ressentent vis-à-vis le changement. N’hésitez pas à être proactif et à poser des questions.
Bien que le changement ait été implanté il y a quelques mois, François peut tout de même mettre en place cette action dès maintenant. Il devrait prendre le temps d’écouter les raisons pour lesquelles certains de ses employés ont gardé leurs façons de faire. En leur posant des questions, François sera en mesure de comprendre leurs préoccupations et améliorer son plan d’action.
Rassurer
Une fois que vous connaissez les préoccupations de vos employés, vous êtes en mesure de les rassurer sur les bonnes choses.Il est important de garder en tête qu’ici, l’objectif n’est pas de minimiser l’impact du changement, mais plutôt d’offrir un support à vos employés et de réitérer les raisons d’être du changement.
Ici, François doit tenter de fermer la boucle. En se basant sur l’information recueillie sur les préoccupations, il doit rassurer sur le fait qu’il est conscient de l’impact du changement sur le travail quotidien de ses employés. À travers ces échanges, il pourra aussi améliorer les outils développés en fonction des commentaires reçus et ainsi mobilisés les équipes dans la transformation de leurs pratiques. Enfin, il doit réaffirmer la raison d’être du changement et les assurer que ce changement est pour leur bien, pour le bien de l’entreprise et pour le bien de la planète.
Vos employés doivent devenir vos alliés, en allant chercher leur avis, fortes sont les chances qu’ils se sentent mobilisés et qu’ils soient plus enclins à faire les efforts pour adopter le changement.
Bref, mettre l’humain au cœur de votre démarche, c’est la clé lorsqu’il est question de gestion du changement dans votre PME!
