26 février 2018

Comment nous avons amélioré nos communications à l’interne ?

La communication est souvent un frein pour les entreprises, grandes et petites. Si vous n’avez jamais eu de problème de communication dans votre PME, levez votre main, nous voulons connaître votre secret.

Une mauvaise communication est la cause première de plusieurs de vos problèmes :

  • Insatisfaction des clients
  • Responsabilités qui tombent entre deux chaises
  • Doublons dans les tâches
  • Incompréhension de votre mission et de votre vision
  • Conflits entre deux départements, qui n’a jamais vécu de tiraillement entre les ventes et les opérations
  • Conflits interpersonnels
  • Etc.

Chez Coboom, nous sommes aussi passé par là. Est-ce que nous avons trouvé la recette secrète ? Nous ne pensons pas. Nous sommes aussi convaincue que le passé et le présent ne sont pas garants du futur. La communication, c’est comme le ménage, ça n’a jamais de fin !

Alors, comment avons-nous amélioré nos communications?

Workplace

Tout d’abord, nous avons commencé par éliminer les courriels en implantant une plateforme collaborative. Nous avons choisi Workplace. Pourquoi ? Workplace est une plateforme collaborative pour les entreprises conçue par Facebook. Grâce à Workplace, la résistance au changement et la formation sont réduites au minimum car nous utilisons tous Facebook et cette plateforme collaborative utilise la même logique. Fait non négligeable : à l’exception de Jean-Pierre, nous sommes tous de la génération Y chez Coboom !

Nous utilisons Workplace pour toutes nos communications, peu importe les sujets. Workplace favorise le développement de notre intelligence collective et réduit fortement nos temps de réponse.

Regroupement des réunions

Aussi, nous avons regroupé toutes les réunions de nos cellules les lundis matins. En effet, toutes nos cellules y passent : marketing & ventes, opérations, R&D, développement organisationnel, administration & technologie. En moins de trois heures, nous faisons un suivi de nos livrables planifiés la semaine précédente, nous abordons les obstacles et planifions les livrables pour la semaine à venir. Pourquoi planifier toutes ces réunions les lundis matins ? Parce que les extrants d’une cellule deviennent les intrants d’une autre cellule. Par exemple, au cours de la réunion de la cellule Ventes, nous présentons notre pipeline de ventes et les mandats qui ont été signés la semaine précédente. Dans la réunion de la cellule Opérations, les nouveaux mandats sont assignés aux conseillères en tentant de niveler la charge de travail en fonction des mandats à venir. Alors, nous sommes tous sur la même longueur d’onde grâce à ce blitz de réunions. Les lundis matins sont sacrés chez Coboom.

Implication dans la planification stratégique

Finalement, nous impliquons toute notre équipe dans la revue et l’amélioration de notre planification stratégique tous les quatre mois. L’effet au quotidien est palpable. Comment ? Toutes les actions et les décisions de nos conseillères sont alignées avec notre mission, notre vision et nos valeurs. Nos bottines suivent nos babines. Nous sommes tous les gardiens de notre mission, de nos valeurs et de notre stratégie.

 

Maintenant, nous aimerions vous entendre! Quels moyens utilisez-vous pour faciliter les communications dans votre PME ?

Si vous avez aimé ce billet, faites-en profiter à votre entourage en le partageant sur les médias sociaux.

 

Pour en apprendre plus sur la culture d’entreprise, vous pouvez consulter notre épisode de balado sur la culture ou visiter notre site web.

Partagez