Comment nous avons amélioré nos communications pour améliorer notre productivité

La communication est souvent un frein pour les entreprises, grandes et petites.

Si tu n’as jamais eu de problème de communication dans ta PME, lève la main, je veux connaître ton secret.

Une mauvaise communication est la cause première de plusieurs de vos problèmes :

  • Insatisfaction des clients
  • Responsabilités qui tombent entre deux chaises
  • Doublons dans les tâches
  • Incompréhension de votre mission et de votre vision
  • Conflits entre deux départements, qui n’a jamais vécu de tiraillement entre les ventes et les opérations!
  • Conflits interpersonnels
  • Etc.

Chez JPD Conseil, nous sommes aussi passé par là.

Est-ce que nous avons trouvé la recette secrète?

Je ne pense pas. Je suis aussi convaincue que le passé et le présent ne sont pas garants du futur. La communication, c’est comme le ménage, ça n’a jamais de fin!

Alors, comment avons-nous amélioré nos communications?

Nous avons commencé par éliminer les courriels en implantant une plateforme collaborative. Nous avons choisi Workplace. Pourquoi? Workplace est une plateforme collaborative pour les entreprises conçue par Facebook. La résistance au changement et la formation sont réduites au minimum car nous utilisons tous Facebook et Workplace utilise la même logique. Fait non négligeable : à l’exception de Jean-Pierre, nous sommes tous de la génération Y chez JPD Conseil !

Nous utilisons Workplace pour toutes nos communications, peu importe les sujets. Workplace favorise le développement de notre intelligence collective et réduit fortement nos temps de réponse.

Nous avons aussi regroupé toutes les réunions de nos cellules les lundis matins. Toutes nos cellules y passent : marketing & ventes, opérations, R&D, développement organisationnel, administration & technologie. En moins de trois heures, nous faisons un suivi de nos livrables planifiés la semaine précédente, nous abordons les obstacles et planifions les livrables pour la semaine à venir. Pourquoi planifier toutes ces réunions les lundis matins? Parce que les extrants d’une cellule deviennent les intrants d’une autre cellule. Par exemple, au cours de la réunion de la cellule Ventes, nous présentons notre pipeline de ventes et les mandats qui ont été signés la semaine précédente. Dans la réunion de la cellule Opérations, les nouveaux mandats sont assignés aux conseillères en tentant de niveler la charge de travail en fonction des mandats à venir. Nous sommes tous sur la même longueur d’onde grâce à ce blitz de réunions. Les lundis matins sont sacrés chez JPD Conseil.

Finalement, nous impliquons toute notre équipe dans la revue et l’amélioration de notre planification stratégique tous les quatre mois. L’effet au quotidien est palpable. Comment? Toutes les actions et les décisions de nos conseillères sont alignées avec notre mission, notre vision et nos valeurs. Nos bottines suivent nos babines. Nous sommes tous les gardiens de notre mission, de nos valeurs et de notre stratégie.

Maintenant, j’aimerais t’entendre! Quels moyens utilises-tu pour faciliter les communications dans ta PME?

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