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Dernièrement, nous vous soulignions l’importance du S&OP (Sales and Operation Planning)  dans le billet Pensez au S&OP pour mieux piloter votre PME.
Par où commencer pour réussir l’implantation du S&OP?
D’abord, assurez-vous de l’entière participation de la direction!
Ensuite, prenez une bouchée à la fois en suivant les 5 phases d’implantation.

Déployez efficacement le S&OPPhase 0 – Pré-implantation

Cette phase permet d’établir les bases du processus S&OP.

  1. Établissez les participants de la réunion
    • Directeur des opérations
    • Directeur des ventes
    • Directeur marketing
    • Directeur des finances
  2. Planifiez une plage horaire régulière (minimum 1 fois par mois).
  3. Définissez des objectifs clairs et précis pour le processus S&OP.
  4. Choisissez les indicateurs qui seront utilisés.
  5. Développez un tableau de bord S&OP avec les indicateurs choisis.
    • Conseil : Rassemblez vos indicateurs par famille de produits ou services
  6. Documentez les politiques dans une procédure normalisée préliminaire

Phase 1 – Préparation

La phase de préparation a pour objectif de délimiter une première famille de produits ou services pilote sur laquelle pratiquer les 5 étapes du S&OP (Pensez au S&OP pour mieux piloter votre PME) et, ainsi, améliorer le processus.
Voici quelques points essentiels de cette première préparation :

  • Expliquez le processus du S&OP à l’équipe.
  • Définissez les responsabilités des participants
  • Identifiez les familles de produits et services et quelques sous-familles (si nécessaire)
  • Déterminez :

– unité de mesure équivalente.

– la capacité de vos opérations en unité équivalente.

– l’horizon de planification

  • Sélectionnez une famille pilote et établissez :

– Les prévisions de la demande.

– La stratégie d’approvisionnement et de production.

  • Développez une première ébauche du processus pour la rencontre exécutive S&OP ainsi que ses politiques.
  • Déterminer les ventes actuelles et l’inventaire de produits finis pour la famille pilote.
  • Procéder aux 3 premières étapes du S&OP pour la famille pilote

1- La collecte de données (statistiques, historiques des derniers mois, …)

2- Planification de la demande

3- Planification des approvisionnements

Une fois votre première préparation terminée, il est maintenant l’heure de la première réunion exécutive S&OP.
Vous devez à ce moment :

  • Prendre des décisions suite aux points abordés lors de cette rencontre.
  • Réviser la première ébauche de la procédure standardisée pour la prochaine rencontre exécutive du S&OP.

Phase 2 – Développement

Une fois que vous maîtriser le processus en 5 étapes pour la première famille de produits ou service, introduisez les éléments suivants :

  • Une nouvelle famille de produits ou services
  • La planification des ressources (niveau macro)
  • La présentation des nouveaux produits

Continuez de tester les politiques et d’améliorer la procédure standardisée.

Phase 3 -Implantation globale

Lorsque vous maîtrisez votre processus S&OP de la phase 2 avec tous ses ajouts, incluez toutes les familles de produits ou services.
Séparez la planification des demandes par représentants des ventes si possible.
Intégrez ensuite le niveau financier de l’entreprise. Divisez la planification financière de l’entreprise en segment de marché, si ce n’est pas déjà fait, et alignez le planification financière avec les objectifs des ventes et du marketing. Formalisez le plan d’affaires durant la rencontre exécutive.
Finalement, instaurez des indicateurs de performance pour mesurer la satisfaction des besoins de vos clients si cela n’a pas encore été fait.

Phase 4 – Amélioration continue

Lorsque vous maîtrisez le processus pour toutes vos familles de produit, améliorez-le en continu. Voici quelques pistes :

  • Structure de l’agenda des réunions
  • Les gabarits
  • Augmentation du pouvoir de décisions de certains participants
  • Améliorer ou intégrer des indicateurs de performances
  • Création d’un tableau de bord visuel des réunions S&OP
  • Etc.

 
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Ce billet a été rédigé en collaboration avec notre conseillère Carol-Ann Dugal.

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