Comment faites-vous pour piloter votre PME?
Êtes-vous réactif face aux inévitables variations de vos ventes?
Ou êtes-vous proactif en tentant de vous ajuster en continu à ces variations?
Piloter votre PME, c’est comme piloter votre automobile :

  • Rétroviseur = vos états financiers, le passé
  • Tableau de bord = vos indicateurs de performance, le présent
  • GPS = votre destination, le futur.

Nombreux sont les entrepreneurs qui conduisent leur PME en regardant seulement dans le rétroviseur.
Pourtant, le tableau de bord est indispensable si vous désirez conduire votre PME avec les bonnes informations.
Il est aussi difficile de conduire votre PME sans GPS avec tous les cônes oranges qui apparaissent sur le chemin de la croissance.
Le GPS pour votre PME est un processus S&OP (Sales & Operations Planning).

L’objectif d’un processus S&OP

Planifier les bonnes actions pour optimiser vos ressources humaines et matérielles et établir les capacités de votre chaîne d’approvisionnement, de votre chaîne de valeur interne et de votre chaîne logistique, en prenant en compte leurs contraintes, afin de répondre de manière efficiente aux demandes de vos clients pour chacune de vos familles de produits et services sur un horizon à moyen terme.

À quelle fréquence devez-vous réviser votre plan d’action S&OP ?

Comme consultant, nous conseillons à nos clients d’animer une réunion exécutive S&OP à une fréquence hebdomadaire ou mensuelle. Plus votre cycle de vente est court, plus souvent vous devrez revoir votre plan d’action S&OP.

Qui sont les participants à la réunion exécutive S&OP ?

  • Votre gestionnaire responsable des opérations
  • Votre gestionnaire responsable des ventes
  • Votre gestionnaire responsable des approvisionnements
  • Votre gestionnaire responsable des ressources humaines.

Minimisez les parties prenantes! Il n’y a pas de touristes dans une réunion S&OP. Tous doivent y contribuer.

Les 5 étapes d’un processus S&OP

Le processus S&OP s’exécute en 5 étapes.

Étape 1 – Produire les données

La première étape consiste simplement à compiler les données que vous utilisez lors des réunions exécutives S&OP.

  • Votre pipeline des ventes
  • La demande prévue vs la demande réelle
  • Les commandes clients reçues vs les commandes livrées
  • Le % des produits et des services livrés selon les dates promises aux clients
  • Etc.

Étape 2 – Prévoir la demande

La prévision et la mise à jour de la demande sont la responsabilité des ventes.
Toutefois, il peut être difficile de quantifier la demande sur un horizon éloigné.
Ce n’est pas grave, toute information est pertinente. Utilisez des données qualitatives permettant de donner le pouls de la demande (stable, décroissante, croissante, etc.).

Étape 3 – Planifier les capacités et les ressources

Cette étape est sous la responsabilité des opérations et des approvisionnements. Ils doivent prévoir les ressources et les capacités de votre chaîne d’approvisionnement, de votre chaîne de valeur interne et de votre chaîne logistique pour répondre à la demande, respecter les délais promis et offrir une excellente expérience client.

Étape 4 – Animer au besoin une rencontre préparatoire

Réunion S&OP mensuelle: La rencontre préparatoire doit avoir lieu une semaine avant la rencontre exécutive. Son objectif est de recueillir les sujets que les participants désirent aborder lors de la réunion exécutive.
Cette courte réunion permet à tous de connaître les lignes directrices de la prochaine réunion, et de pouvoir se préparer en conséquence.
Réunion S&OP hebdomadaire: La rencontre préparatoire n’est pas nécessaire. Nous vous conseillons simplement d’assigner un responsable qui enverra l’agenda standardisé de la réunion 24 à 48 heures à l’avance et qui veillera à définir le varia selon les besoins et les demandes exprimés par les participants.

Étape 5 – Animer la rencontre exécutive

Voici les principaux sujets abordés lors de cette réunion :

  • Présenter et commenter les données compilées depuis la dernière réunion
  • Expliquer les écarts pour chacune de vos familles de produits et de services
  • Discuter des obstacles et des inconnus à une meilleure prévision de la demande
  • Définir des solutions pour réduire ces obstacles et inconnus
  • Réviser les actions pour ajuster vos ressources et les capacités à la demande
  • Etc.

Ce processus S&OP est la première étape d’un système de planification intégrée qui vous permet d’aligner vos opérations sur vos ventes de façon proactive.

ATTENTION – Vos réunions S&OP (Sales & Operations) doivent être courtes et structurées. Ce N’EST PAS le temps de discuter de tous vos problèmes.

Ce billet a été rédigé en collaboration avec notre conseillère Carol-Ann Dugal.

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