Nous rencontrons fréquemment des organisations dont la qualité, la rapidité, la fiabilité, la flexibilité et la productivité de leurs processus (niveau tactique) et de leurs méthodes de travail (niveau opérationnel) sont grandement tributaires des connaissances et des compétences de leurs employés.
Malheureusement, si un employé quitte, votre performance est trop souvent affectée par les connaissances et les compétences de votre nouvel employé.
Votre performance est People-Dependent.
Vous devez standardiser vos processus, vos méthodes de travail et la formation de vos employés afin que votre performance soit System-Dependent et People-Independent.
Nous vous suggérons de concevoir une matrice de polyvalence pour standardiser et soutenir le développement des connaissances et des compétences de vos employés.

La matrice de polyvalence en 4 étapes

JPD Conseil - Matrice relationnelle

Étape 1

Créez un chiffrier. Listez dans la 1ère colonne tous les processus exécutés dans un département : ventes, service à la clientèle, production, distribution, logistique, chantier, etc. Détaillez ces processus en énumérant les principales tâches réalisées par vos employés. Créez un nouvel onglet pour chaque département.

Étape 2

Identifiez sur la 1ère ligne tous les employés travaillant dans le département.

Étape 3

Évaluez le niveau de connaissances et de compétences de chaque employé pour chacune des tâches avec le code de couleur suivant :

  • Rouge : l’employé ne connaît pas la tâche
  • Jaune : l’employé est capable d’exécuter la tâche, mais il a besoin de soutien
  • Vert : l’employé maîtrise la tâche
  • Bleu : l’employé maîtrise la tâche et il est capable de l’enseigner efficacement

 
ATTENTION

  • Assurez-vous d’avoir au moins un “bleu” pour chaque tâche.
  • Vos employés d’expérience maîtrisent assurément leur travail. Ils ont probablement leurs propres méthodes de travail et leur façon très personnelle de partager leurs connaissances. Toutefois, leur expérience ne garantit pas leurs compétences comme formateur.
  • Pour cette raison, la formation par compagnonnage est facile à organisée mais elle n’assure pas la standardisation des tâches et la qualité de l’enseignement.
  • Comme toute chose, l’enseignement ça s’apprend. Déployez le programme TWI (Training Within Industry) pour garantir la qualité de vos formation et de vos formateurs.

Étape 4

Affichez la matrice à la vue de tous dans le département et mettez-la à jour régulièrement.
 

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