Dans plusieurs entreprises, le gestionnaire de 1re ligne  (superviseur, chef d’équipe, coordonnateur, contremaître, etc.) passe son temps à jouer au pompier et à éteindre des feux. Toutefois, le rôle du gestionnaire de première ligne n’est pas seulement de résoudre des problèmes.

Un gestionnaire de 1re ligne doit prendre le temps de gérer efficacement le quotidien de ses employés. Découvrez comment vous y prendre grâce à la routine idéale du superviseur.

La routine idéale du superviseur

Stéphane Tremblay est superviseur de production chez PME Ordinaire depuis maintenant 6 ans. Il supervise le quart de jour de 7h30 à 16H00, du lundi au vendredi. Il y a deux ans, les gestionnaires de PME Ordinaire ont décidé de standardiser le travail de leurs gestionnaires afin d’augmenter leur productivité. Par exemple, 50% du travail de Stéphane et des autres superviseurs a été standardisé. Stéphane a travaillé de pair avec Paul Couture, le directeur de production, pour standardiser le travail des superviseurs. Les superviseurs ont apprécié que la direction les implique dans le projet. Paul souligne d’ailleurs que cela a diminué leur résistance au changement. Nous sommes mardi matin, 7H30. Comme à chaque début de quart, Stéphane réunit ses 14 employés pour tenir une réunion debout. L’ordre du jour est simple :

  • Il commence par féliciter ses employés pour les résultats de la veille. Ils ont dépassé les objectifs de 12%.
  • Il leur explique les objectifs de production et d’amélioration pour le quart de travail en se référant à son formulaire PDCA et au tableau Kamishibai installé au mur. Le management visuel a grandement aidé Stéphane à mettre en oeuvre une routine structurée avec ses employés.
  • Ensuite, chaque employé nomme à tour de rôle un obstacle pouvant l’empêcher d’atteindre son objectif. Stéphane note les obstacles pour les surveiller de près au cours de la journée.
  • Il termine par un varia. Stéphane souligne l’anniversaire de Jean-François, le nouveau soudeur.

La réunion debout se termine à 7h45 et chacun se dirige vers son poste de travail. De son côté, Stéphane vérifie si les problèmes survenus la veille ont été réglés et qu’ils seront évités à l’avenir. Stéphane commence sa première Gemba Walk à 11h. Il fait une tournée des postes de travail qu’il supervise afin de contrôler si chaque employé respecte la planification. Stéphane commence toujours à la découpe. Comme Carl respecte la planification, Stéphane met ses initiales dans la colonne Check du tableau PDCA affiché à chaque poste de travail. Il passe ensuite voir Roger au pliage. Roger lui avoue qu’il a pris du retard dans la mise en route. Stéphane et Roger conviennent qu’il ira dîner un peu plus tard pour rattraper le retard et éviter des répercussions sur le reste de la production. Stéphane écrit l’action corrective sur le tableau PDCA. Stéphane continue sa tournée. Tous respectent la planification à l’exception de Roger. Il peut aller dîner avant sa réunion avec Paul, le direction de production. Stéphane rejoint à 13h Paul qui anime une réunion debout avec les autres superviseurs. Stéphane mentionne qu’ils ont rattrapé le retard au pliage. Paul termine la réunion en distribuant à chaque superviseur son formulaire PDCA avec la planification du lendemain. Finalement, après avoir résolu quelques problèmes en après-midi, Stéphane entame sa deuxième Gemba Walk à 15H. Il en profite pour inscrire sur le tableau PDCA de chaque poste de travail la planification du lendemain. Stéphane est confiant que les objectifs de la journée seront atteints. Il est fier de ses employés. Ils ont atteint et même dépassé tous les objectifs quotidiens depuis les trois dernières semaines. À 16H15, Stéphane se dirige vers la sortie et en passant devant le bureau de Paul. Il l’informe qu’ils ont dépassé une fois de plus les objectifs. Paul le félicite et lui souhaite une bonne soirée.

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